9. 업무분장

업무분장을 네이버 지식백과에서 찾아보면 다음과 같이 단순?하게 나옵니다.

[어떠한 업무를 체계적인 기준으로 분류하여 사람들에게 할당하는 것으로서 조직 내의 인력 및 자원의 효과적 활용을 위하여 필요한 활동이다.]

하지만 현실은 단순하지 않습니다. 업무분장은 동기부여/동기저하와도 연결되는 민간한 주제에 해당합니다.

1) 업무분장 동기부여/동기저하

동기부여는 그렇다 치지만 누군가는 업무분장의 결과로 퇴사까지 할 수 있을 정도로 동기저하됩니다.

업무분장을 통해 다음의 경우에 동기부여 될 수 있습니다.

• 해야 할 일이 명확해져 마음이 가뿐하다.
• 일을 통해 뭔가 새로운 것을 배울 수 있을 것이라 예상된다.
• 하고 싶은 일을 하게 되었다.

업무분장을 통해 다음의 경우에 동기저하 될 수 있습니다.

• 할 일이 너무 많아 보인다.
• 더 많거나 어렵거나 하찮은 업무만 나에게 왔다.
• 같은 급여를 받는 직원에 비해 내 일이 많다.
• 하고 싶은 일을 못하게 되었다.

2) 업무분장할 때 알아야 할 것

업무의 개수가 많다 ≠ 일이 많다

일이 많다는 것은 업무의 빈도와 난이도에 따라 판단해야 할 문제입니다. 업무분장 상에 담당하는 가짓수가 많다고 해서 일이 많은 것은 아닙니다. 업무 빈도, 난이도를 팀원 모두가 모여서 논의하여 업무분장표 상에 기재하는 게 좋습니다.

업무분장은 구체적인 게 좋다 VS 개략적인 것이 좋다

업무분장은 구체적이면 내가 할 일과 책임범위가 명확해집니다. 명확해진다는 것은 일견 좋아 보이지만 그 이상을 안 하려고 하거나 협업이 안될 수 있다는 문제가 있습니다. 그럼에도 업무분장은 최대한 명확한 게 좋습니다.

협업할 직원을 업무분상표 상에 기재해서 '니 일이니 난 모르겠다'를 방지하는 게 좋습니다.

개략적으로 업무분장을 작성하면 '채용은 홍길이 다 담당이야.'가 됩니다. 대부분 이럴 거라 생각합니다. 실제 이렇더라도 조금 더 구체적으로 작성하는 게 좋습니다.

예) 채용 : 홍길동 (X)

채용 : 고용브랜드 구축, 공개 채용, 수시 채용, 근로계약서 작성 - 홍길동(O)

※ 위 예시는 개략적으로 하지 말라는 것이지 이렇게 하라는 것은 아님

업무분장은 누가, 어떻게 작성하나

① 회사가 작은 경우는

• 경영진과 팀장이 모여서 초안을 작성합니다. 작성된 초안을 직원에게 공유하고 누락되거나 오기재 된 부분을 보완하라고 합니다. 이때 각 업무별 실제 담당자도 팀원들이 작성하게 합니다. 하나의 업무를 여러 명이 수행한다면 수행하는 모든 직원을 이름을 작성합니다.
• 여기까지 작성된 업무분장은 아직 완성본이 아닙니다. 1차로 업무분장표를 모든 팀원이 모여서 함께 모여서 보면서 담당자를 조정합니다. 이때 협업할 직원, 업무빈도, 난이도도 작성합니다.
• 여기까지 작성하면 업무분장표가 완성됩니다. 완성된 업무분장은 신규 채용, 신규 업무 추가 등에 따라 업데이트합니다.

② 회사가 규모가 있는 경우

• 팀원이 먼저 작성하고 팀장이 검토한 후 팀 미팅을 통해 업무분장을 확정합니다.
• 누가 업무를 많이 하냐의 문제는 있어도 업무분장이 안되어 있는 경우는 드물거라 예상합니다.

별게 아니지만 신경 써야 할 업무분장표 작성

업무분장표를 작성은 엑셀을 기본으로 하기를 추천합니다.

동일한 업무 카테고리, 담당자, 협업할 직원은 하나의 셀로 병합하는 게 좋습니다. 같은 내용이 반복되면 업무가 많아 보입니다.

• 업무 카테고리 : 업무별로 일의 시작부터 끝까지의 순서로 작성합니다. 업무 카테고리(대/중/소)가 짬뽕되지 않도록 고민합니다.
• 담당자 : 특정 직원이 허드렛일만 하는 건 아닌지 검토하고 작성합니다.
• 협업할 직원 : 바쁠 때 담당자를 도와줄 직원, 담당자의 휴가/퇴직 등으로 없을 때 임시로 업무를 수행할 직원을 작성합니다.
• 업무빈도 : 매일, 주1회, 월1회 등 업무를 얼마나 자주 하는지를 기준으로 작성합니다.

업무분장 샘플

이 글은 아래 세 편이 후속작으로 있습니다.

1편 : 업무분장이 필요한가?

2편 : 심플한 업무분장

3편 : 직원도 대표님도 만족하는 업무분장

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