회사가 주먹구구식이라는 말을 듣지 않으려면 무엇부터 정리해야 할까요
그때그때 기준이 달라지고 사람에 따라 다른 기준을 적용하면 직원들은 회사를 체계가 없다고 느낍니다. 작은 회사라도 이미 하고 있는 업무와 지원사항을 문서로 정리하고 공유하면 운영의 기준을 만들 수 있습니다.
핵심 요약
- 문제 상황이나 사람에 따라 회사의 기준이 달라지면 직원들은 회사를 주먹구구식으로 운영한다고 느낄 수 있습니다.
- 방법 회사가 이미 하고 있는 업무와 직원 지원사항을 문서로 정리하고 언제든 확인할 수 있도록 공유합니다.
- 기준 정한 내용을 100% 지키기 어렵더라도 가능한 한 동일하게 적용하고 현실에 맞춰 지속적으로 업데이트해야 합니다.
어제는 된다고 했는데 오늘은 안 된다고 합니다. 같은 상황인데 A직원에게는 허용하고 B직원에게는 허용하지 않습니다. 대표가 기분이 좋을 때와 좋지 않을 때의 판단도 달라집니다.
이런 일이 반복되면 직원들은 “우리 회사는 체계가 없다”, “그때그때 대표 마음대로 한다”, “주먹구구식으로 운영한다”는 말을 하기 시작합니다.
회사의 모든 것을 거창한 인사제도로 만들 필요는 없습니다. 지금 회사에서 하고 있지만 정리되어 있지 않은 것부터 문서로 정리하고, 직원들에게 공유하고, 정한 내용을 최대한 지키는 것부터 시작하면 됩니다.
1. 회사가 이미 하고 있는 일을 먼저 문서로 정리합니다
새로운 제도를 만드는 것부터 시작할 필요는 없습니다. 현재 회사가 어떻게 일하고 있고 직원들에게 무엇을 제공하고 있는지부터 정리하면 됩니다. 저는 크게 업무와 지원사항으로 나누어 정리하는 것을 권합니다.
업무는 회사의 목표에서 세부업무까지 연결해서 정리합니다
먼저 회사가 추진하는 비즈니스가 무엇인지 정의하고 회사의 목표를 작성합니다. 필요하다면 미션과 비전도 함께 정리할 수 있습니다.
예를 들어 기능성 화장품 회사라면 회사가 지향하는 목표를 ‘기능성 화장품 시장 혁신’과 같이 표현할 수 있습니다.
다음으로 회사가 고객에게 제공하는 제품이나 서비스를 정리합니다. 예를 들어 ‘40대 고객을 대상으로 하는 안티에이징 로션’처럼 실제 회사가 판매하거나 제공하는 것을 구체적으로 작성합니다.
그다음에는 제품과 서비스를 고객에게 제공하고 회사의 목표를 달성하기 위해 필요한 업무를 카테고리 수준으로 구분합니다. 기획, 연구, 생산, 브랜딩, 유통, 영업 등이 여기에 해당할 수 있습니다.
업무 카테고리가 정해졌다면 세부업무를 작성합니다. 예를 들어 기획 업무라면 ‘고객 니즈 및 트렌드 분석’, ‘신제품 기획’ 등으로 나눌 수 있습니다.
마지막으로 세부업무가 실제로 어떤 일을 의미하는지 정의합니다. ‘고객 니즈 및 트렌드 분석’이라면 단순히 업무명만 적어놓는 것이 아니라 무엇을 어느 정도까지 해야 하는지 설명하는 것이 좋습니다.
예를 들어 ‘분기별 고객 설문을 기획하고 진행하여 설문 결과를 분석하고 인사이트를 도출한다. 최소 분기별 각종 시장 트렌드 분석 보고서를 참고하여 향후 트렌드를 예측하고 우리 회사 제품에 적용할 사항을 도출한다’와 같이 작성할 수 있습니다.
지원사항은 무엇을 주는지만 아니라 조건과 시점까지 정리합니다
직원 지원사항도 문서로 정리할 필요가 있습니다. 회사가 무엇을 지원하는지만 적는 것이 아니라 가능하다면 지급 조건, 대상, 지급 시점 등도 함께 작성합니다.
- 업무 관련 지원 최신형 노트북, 아이패드, 무선 키보드·마우스, 업무 콘텐츠 구독권 등
- 보상 업계 중상급 급여, 분기 인센티브, 우수사원 포상 등
- 복리후생 4대보험, 법정 연차휴가, 점심식사 제공, 야근 택시비, 경조휴가 및 경조금, 휴가비 지원, 하계휴가 등
- 포상 장기근속 포상, 우수사원 포상 등
- 징계 지각, 결근, 지시불이행 등에 대한 징계 종류와 절차
회사의 체계를 만드는 첫 단계는 새로운 제도를 많이 만드는 것이 아니라, 이미 회사에서 하고 있는 일을 기준으로 정리하는 것입니다.
2. 정리한 기준은 직원들이 언제든 확인할 수 있어야 합니다
문서를 만들었다고 회사의 체계가 생기는 것은 아닙니다. 직원들이 회사의 기준을 알고 필요할 때 직접 찾아볼 수 있어야 실제 운영 기준으로 기능합니다.
앞에서 정리한 업무와 지원사항은 회사 게시판, 공유폴더, 그룹웨어 등 직원들이 쉽게 접근할 수 있는 위치에 게시합니다. 특정 관리자만 가지고 있거나 필요할 때마다 파일을 찾아서 보내주는 방식은 피하는 것이 좋습니다.
직원이 관련 질문을 할 때도 담당자가 매번 새로운 답을 만들어 설명하기보다 먼저 게시된 기준을 확인하도록 안내합니다. 그래야 같은 질문에 대해 사람마다 다른 답변이 나오는 일을 줄일 수 있습니다.
정리한 내용은 신규입사자 OJT 자료로도 활용할 수 있습니다. 새로 입사한 직원이 회사가 무엇을 하는지, 자신의 업무가 어디에 연결되는지, 어떤 지원과 기준이 있는지를 한 번에 확인할 수 있기 때문입니다.
3. 가장 중요한 것은 정리한 기준을 실제로 지키는 것입니다
아무리 잘 정리된 문서가 있어도 실제 회사 운영이 문서와 다르다면 직원들은 금방 알아차립니다. 오히려 “규정은 있는데 아무도 안 지킨다”는 불신이 생길 수 있습니다.
물론 회사에서 정한 내용을 현실적으로 100% 지키는 것은 어렵습니다. 사업 상황이 바뀔 수도 있고 예외적인 상황이 발생할 수도 있습니다.
중요한 것은 예외가 없도록 만드는 것이 아니라 회사가 정한 기준을 최대한 동일하게 적용하려고 노력하는 모습을 직원들에게 보여주는 것입니다.
운영하면서 현실과 맞지 않는 내용이 발견되면 기준 자체를 바꾸면 됩니다. 업무가 추가되면 업무 내용을 수정하고, 새로운 복리후생이 생기면 지원사항을 추가하고, 기존 제도가 바뀌면 해당 내용을 업데이트합니다.
체계가 있다는 것은 모든 상황에 완벽한 규정이 있다는 뜻이 아닙니다. 직원들이 확인할 수 있는 기준이 있고, 회사가 그 기준에 따라 운영하려고 한다는 의미에 가깝습니다.
작은 회사라고 처음부터 복잡한 규정과 제도를 갖출 필요는 없습니다. 지금 하고 있는 일을 정리하고, 직원들이 볼 수 있게 공유하고, 정한 기준을 가능한 한 지키는 것부터 시작하면 됩니다.
이 정도만 제대로 운영해도 직원들에게 “우리 회사는 체계가 없다”, “주먹구구식으로 운영한다”는 말을 듣는 일은 상당히 줄일 수 있습니다.
자주 묻는 질문
처음 회사 운영 기준을 정리한다면 어디까지 문서화해야 할까요?
처음부터 모든 업무와 제도를 세세하게 정리할 필요는 없습니다. 회사의 목표, 주요 업무와 세부업무, 직원 지원사항처럼 자주 질문이 나오거나 사람에 따라 다르게 적용될 가능성이 높은 항목부터 문서화하는 것이 현실적입니다.
회사가 주먹구구식이라는 말을 듣지 않으려면 무엇부터 정리해야 할까요
그때그때 기준이 달라지고 사람에 따라 다른 기준을 적용하면 직원들은 회사를 체계가 없다고 느낍니다. 작은 회사라도 이미 하고 있는 업무와 지원사항을 문서로 정리하고 공유하면 운영의 기준을 만들 수 있습니다.
핵심 요약
어제는 된다고 했는데 오늘은 안 된다고 합니다. 같은 상황인데 A직원에게는 허용하고 B직원에게는 허용하지 않습니다. 대표가 기분이 좋을 때와 좋지 않을 때의 판단도 달라집니다.
이런 일이 반복되면 직원들은 “우리 회사는 체계가 없다”, “그때그때 대표 마음대로 한다”, “주먹구구식으로 운영한다”는 말을 하기 시작합니다.
회사의 모든 것을 거창한 인사제도로 만들 필요는 없습니다. 지금 회사에서 하고 있지만 정리되어 있지 않은 것부터 문서로 정리하고, 직원들에게 공유하고, 정한 내용을 최대한 지키는 것부터 시작하면 됩니다.
1. 회사가 이미 하고 있는 일을 먼저 문서로 정리합니다
새로운 제도를 만드는 것부터 시작할 필요는 없습니다. 현재 회사가 어떻게 일하고 있고 직원들에게 무엇을 제공하고 있는지부터 정리하면 됩니다. 저는 크게 업무와 지원사항으로 나누어 정리하는 것을 권합니다.
업무는 회사의 목표에서 세부업무까지 연결해서 정리합니다
먼저 회사가 추진하는 비즈니스가 무엇인지 정의하고 회사의 목표를 작성합니다. 필요하다면 미션과 비전도 함께 정리할 수 있습니다.
예를 들어 기능성 화장품 회사라면 회사가 지향하는 목표를 ‘기능성 화장품 시장 혁신’과 같이 표현할 수 있습니다.
다음으로 회사가 고객에게 제공하는 제품이나 서비스를 정리합니다. 예를 들어 ‘40대 고객을 대상으로 하는 안티에이징 로션’처럼 실제 회사가 판매하거나 제공하는 것을 구체적으로 작성합니다.
그다음에는 제품과 서비스를 고객에게 제공하고 회사의 목표를 달성하기 위해 필요한 업무를 카테고리 수준으로 구분합니다. 기획, 연구, 생산, 브랜딩, 유통, 영업 등이 여기에 해당할 수 있습니다.
업무 카테고리가 정해졌다면 세부업무를 작성합니다. 예를 들어 기획 업무라면 ‘고객 니즈 및 트렌드 분석’, ‘신제품 기획’ 등으로 나눌 수 있습니다.
마지막으로 세부업무가 실제로 어떤 일을 의미하는지 정의합니다. ‘고객 니즈 및 트렌드 분석’이라면 단순히 업무명만 적어놓는 것이 아니라 무엇을 어느 정도까지 해야 하는지 설명하는 것이 좋습니다.
예를 들어 ‘분기별 고객 설문을 기획하고 진행하여 설문 결과를 분석하고 인사이트를 도출한다. 최소 분기별 각종 시장 트렌드 분석 보고서를 참고하여 향후 트렌드를 예측하고 우리 회사 제품에 적용할 사항을 도출한다’와 같이 작성할 수 있습니다.
지원사항은 무엇을 주는지만 아니라 조건과 시점까지 정리합니다
직원 지원사항도 문서로 정리할 필요가 있습니다. 회사가 무엇을 지원하는지만 적는 것이 아니라 가능하다면 지급 조건, 대상, 지급 시점 등도 함께 작성합니다.
2. 정리한 기준은 직원들이 언제든 확인할 수 있어야 합니다
문서를 만들었다고 회사의 체계가 생기는 것은 아닙니다. 직원들이 회사의 기준을 알고 필요할 때 직접 찾아볼 수 있어야 실제 운영 기준으로 기능합니다.
앞에서 정리한 업무와 지원사항은 회사 게시판, 공유폴더, 그룹웨어 등 직원들이 쉽게 접근할 수 있는 위치에 게시합니다. 특정 관리자만 가지고 있거나 필요할 때마다 파일을 찾아서 보내주는 방식은 피하는 것이 좋습니다.
직원이 관련 질문을 할 때도 담당자가 매번 새로운 답을 만들어 설명하기보다 먼저 게시된 기준을 확인하도록 안내합니다. 그래야 같은 질문에 대해 사람마다 다른 답변이 나오는 일을 줄일 수 있습니다.
정리한 내용은 신규입사자 OJT 자료로도 활용할 수 있습니다. 새로 입사한 직원이 회사가 무엇을 하는지, 자신의 업무가 어디에 연결되는지, 어떤 지원과 기준이 있는지를 한 번에 확인할 수 있기 때문입니다.
3. 가장 중요한 것은 정리한 기준을 실제로 지키는 것입니다
아무리 잘 정리된 문서가 있어도 실제 회사 운영이 문서와 다르다면 직원들은 금방 알아차립니다. 오히려 “규정은 있는데 아무도 안 지킨다”는 불신이 생길 수 있습니다.
물론 회사에서 정한 내용을 현실적으로 100% 지키는 것은 어렵습니다. 사업 상황이 바뀔 수도 있고 예외적인 상황이 발생할 수도 있습니다.
중요한 것은 예외가 없도록 만드는 것이 아니라 회사가 정한 기준을 최대한 동일하게 적용하려고 노력하는 모습을 직원들에게 보여주는 것입니다.
운영하면서 현실과 맞지 않는 내용이 발견되면 기준 자체를 바꾸면 됩니다. 업무가 추가되면 업무 내용을 수정하고, 새로운 복리후생이 생기면 지원사항을 추가하고, 기존 제도가 바뀌면 해당 내용을 업데이트합니다.
작은 회사라고 처음부터 복잡한 규정과 제도를 갖출 필요는 없습니다. 지금 하고 있는 일을 정리하고, 직원들이 볼 수 있게 공유하고, 정한 기준을 가능한 한 지키는 것부터 시작하면 됩니다.
이 정도만 제대로 운영해도 직원들에게 “우리 회사는 체계가 없다”, “주먹구구식으로 운영한다”는 말을 듣는 일은 상당히 줄일 수 있습니다.
자주 묻는 질문
처음 회사 운영 기준을 정리한다면 어디까지 문서화해야 할까요?
처음부터 모든 업무와 제도를 세세하게 정리할 필요는 없습니다. 회사의 목표, 주요 업무와 세부업무, 직원 지원사항처럼 자주 질문이 나오거나 사람에 따라 다르게 적용될 가능성이 높은 항목부터 문서화하는 것이 현실적입니다.