세편에 걸쳐서 조금 더 자세히 업무분장을 다루는 시리즈의 1편입니다.
1편 : 업무분장이 필요한가? (현재글)
2편 : 심플한 업무분장
3편 : 직원도 대표님도 만족하는 업무분장
누가 뭘했는지, 뭘하고 있는지 알고 있나요?
"회계는 누가 담당하죠?"
“지난달엔 OO대리님이 했었죠.”
“세금신고는 대표님이 하셨던 거 아닌가요?”
이런 대화, 익숙하지 않으신가요?
직원 수가 적은 20인 이하 중소기업에서는 업무가 명확히 나뉘지 않고, ‘누가 뭐 하는지’가 모호한 상태로 일이 흘러가는 경우가 많습니다. 문서화는 말할 것도 없고, 말로도 정리가 안 돼 있는 경우도 빈번하죠. 이 상태로 사업을 계속하다 보면 발생하는 현상은 이렇습니다.
- - 일이 빠지거나 반복되고,
- - 책임이 불분명해지고,
- - 누가 뭘 하는지 몰라 직원도 대표도 지칩니다.
실제로 한국고용정보원이 발표한 중소기업 퇴사 요인 조사 보고서에 따르면,
'조직 내 역할과 책임이 명확하지 않다'는 것이 퇴사의 주요 이유 중 하나로 꼽혔습니다.
그냥 다 같이 하면 되지
작은 회사에서는 종종 이런 말을 합니다.
“우리는 딱히 나누지 않고, 그냥 다 같이 해요.”
“회사 사이즈에 맞게 유연하게 일하는 게 좋아요.”
겉보기엔 협업이 중요하고 유연하게 일하는 것 같지만, 현실은 ‘아무도 책임지지 않는’ 경우가 많습니다. 한 업무를 여러 명이 손대다가 결국 “그거, 아직 아무도 안 했어요”로 마무리되거나, 한 사람이 과도하게 떠안게 되는 경우도 다반사죠.
업무분장이 없는 회사
- 회계/세무 업무 : 아무도 책임 안 지려 함, 반복 실수 발생
- 클라이언트 대응 : 고객 문의 시 응대하는 사람이 건건이 다름, 전화돌리다 시간 다 까먹음
- 퇴사자 발생 시 : 인수인계 문서 없음, 공백 장기화
- 직원 인식 : 누군가 하겠지 눈치만 봄
- 대표의 스트레스 : 모든 업무가 대표에게 집중
업무분장이 된 회사
- 회계/세무 업무 : 담당자 지정, 마감 시기 관리됨
- 클라이언트 대응 : 고객별 담당자 명시, 빠른 대응
- 퇴사자 발생 시 : 업무 목록과 프로세스 정리되어 있어 빠르게 대처
- 직원 인식 : 내가 맡은 일과 협업할 일을 명확히 알고 있음
- 대표의 스트레스 : 보고 체계 정리로 분산 가능
아주 작은 회사라도 '역할'은 필요하다
업무분장이란 게 거창한 서류 작업이나 복잡한 매뉴얼이라고 생각하시나요? 그렇지 않습니다.
A4 한 장, 엑셀 한 줄, 심지어 포스트잇 하나로도 시작할 수 있습니다.
중요한 건 '누가 어떤 업무를 맡고 있는지'를 명확하게 하는 것입니다.
심리학자 애덤 그랜트(Adam Grant)는 이런 말을 했습니다.
“사람들은 자신의 역할이 명확할 때 더 책임감 있게 일한다.”
작은 회사일수록, 이 말이 더 크게 와닿습니다. 역할이 없으면 누가 움직일지 몰라 결국 대표가 다시 움직이게 됩니다.
업무분장이 되면 좋아지는 점
1) 누락 없는 업무 처리
- 반복적인 실수나 빠지는 업무가 줄어듭니다.
- 특히 정기적인 세금신고, 공문 대응, 고용노동부 제출서류 등은 미루다 터지기 쉬운 항목입니다.
2) 책임이 명확해진다
- 누가 어떤 결정을 내리고, 어떤 업무를 주도해야 하는지 명확해집니다.
- 대표님이 일일이 개입하지 않아도 되어, 대표님은 다른 일을 할 수 있어집니다.
3) 직원 만족도 향상
- '뭘 해야 하는지 모르겠어요'는 직원들의 대표적인 불만입니다.
- 업무가 분장되어 있으면 기대하는 행동이 명확해져 성과 평가도 공정하게 느껴집니다.
4) 인수인계가 쉬워진다
- 누군가 그만두더라도 ‘그 사람이 하던 일’이 문서로 남아 있어
- 공백 없이 이어가기 쉽습니다.
잡코리아 조사에 따르면 중소기업 직원 중 72.3%가
“업무 인수인계 과정이 체계적이지 않아 불편함을 겪었다”고 응답했습니다.
업무분장은 조직이 커서 해야 하는 게 아닙니다. 오히려 조직이 작기 때문에 더 필요합니다. 업무 분장이란, 업무를 쪼개는 것이 아니라, ‘명확하게 공유하는 것’입니다. A4 한 장의 정리로도 시작할 수 있습니다. 그 한 장이 회사의 일하는 방식을 바꾸는 단초가 됩니다.
인사 기획/관리를 어떻게 해야 하나 싶을 때 연락주세요.
세편에 걸쳐서 조금 더 자세히 업무분장을 다루는 시리즈의 1편입니다.
1편 : 업무분장이 필요한가? (현재글)
2편 : 심플한 업무분장
3편 : 직원도 대표님도 만족하는 업무분장
누가 뭘했는지, 뭘하고 있는지 알고 있나요?
"회계는 누가 담당하죠?"
“지난달엔 OO대리님이 했었죠.”
“세금신고는 대표님이 하셨던 거 아닌가요?”
이런 대화, 익숙하지 않으신가요?
직원 수가 적은 20인 이하 중소기업에서는 업무가 명확히 나뉘지 않고, ‘누가 뭐 하는지’가 모호한 상태로 일이 흘러가는 경우가 많습니다. 문서화는 말할 것도 없고, 말로도 정리가 안 돼 있는 경우도 빈번하죠. 이 상태로 사업을 계속하다 보면 발생하는 현상은 이렇습니다.
실제로 한국고용정보원이 발표한 중소기업 퇴사 요인 조사 보고서에 따르면,
'조직 내 역할과 책임이 명확하지 않다'는 것이 퇴사의 주요 이유 중 하나로 꼽혔습니다.
그냥 다 같이 하면 되지
작은 회사에서는 종종 이런 말을 합니다.
“우리는 딱히 나누지 않고, 그냥 다 같이 해요.”
“회사 사이즈에 맞게 유연하게 일하는 게 좋아요.”
겉보기엔 협업이 중요하고 유연하게 일하는 것 같지만, 현실은 ‘아무도 책임지지 않는’ 경우가 많습니다. 한 업무를 여러 명이 손대다가 결국 “그거, 아직 아무도 안 했어요”로 마무리되거나, 한 사람이 과도하게 떠안게 되는 경우도 다반사죠.
업무분장이 없는 회사
- 회계/세무 업무 : 아무도 책임 안 지려 함, 반복 실수 발생
- 클라이언트 대응 : 고객 문의 시 응대하는 사람이 건건이 다름, 전화돌리다 시간 다 까먹음
- 퇴사자 발생 시 : 인수인계 문서 없음, 공백 장기화
- 직원 인식 : 누군가 하겠지 눈치만 봄
- 대표의 스트레스 : 모든 업무가 대표에게 집중
업무분장이 된 회사
- 회계/세무 업무 : 담당자 지정, 마감 시기 관리됨
- 클라이언트 대응 : 고객별 담당자 명시, 빠른 대응
- 퇴사자 발생 시 : 업무 목록과 프로세스 정리되어 있어 빠르게 대처
- 직원 인식 : 내가 맡은 일과 협업할 일을 명확히 알고 있음
- 대표의 스트레스 : 보고 체계 정리로 분산 가능
아주 작은 회사라도 '역할'은 필요하다
업무분장이란 게 거창한 서류 작업이나 복잡한 매뉴얼이라고 생각하시나요? 그렇지 않습니다.
A4 한 장, 엑셀 한 줄, 심지어 포스트잇 하나로도 시작할 수 있습니다.
중요한 건 '누가 어떤 업무를 맡고 있는지'를 명확하게 하는 것입니다.
심리학자 애덤 그랜트(Adam Grant)는 이런 말을 했습니다.
“사람들은 자신의 역할이 명확할 때 더 책임감 있게 일한다.”
작은 회사일수록, 이 말이 더 크게 와닿습니다. 역할이 없으면 누가 움직일지 몰라 결국 대표가 다시 움직이게 됩니다.
업무분장이 되면 좋아지는 점
1) 누락 없는 업무 처리
- 반복적인 실수나 빠지는 업무가 줄어듭니다.
- 특히 정기적인 세금신고, 공문 대응, 고용노동부 제출서류 등은 미루다 터지기 쉬운 항목입니다.
2) 책임이 명확해진다
- 누가 어떤 결정을 내리고, 어떤 업무를 주도해야 하는지 명확해집니다.
- 대표님이 일일이 개입하지 않아도 되어, 대표님은 다른 일을 할 수 있어집니다.
3) 직원 만족도 향상
- '뭘 해야 하는지 모르겠어요'는 직원들의 대표적인 불만입니다.
- 업무가 분장되어 있으면 기대하는 행동이 명확해져 성과 평가도 공정하게 느껴집니다.
4) 인수인계가 쉬워진다
- 누군가 그만두더라도 ‘그 사람이 하던 일’이 문서로 남아 있어
- 공백 없이 이어가기 쉽습니다.
잡코리아 조사에 따르면 중소기업 직원 중 72.3%가
“업무 인수인계 과정이 체계적이지 않아 불편함을 겪었다”고 응답했습니다.
업무분장은 조직이 커서 해야 하는 게 아닙니다. 오히려 조직이 작기 때문에 더 필요합니다. 업무 분장이란, 업무를 쪼개는 것이 아니라, ‘명확하게 공유하는 것’입니다. A4 한 장의 정리로도 시작할 수 있습니다. 그 한 장이 회사의 일하는 방식을 바꾸는 단초가 됩니다.
인사 기획/관리를 어떻게 해야 하나 싶을 때 연락주세요.